Procesreglement hof van discipline (geldend tot 1 april 2024)

Dit reglement bevat de uitgangspunten die het hof van discipline hanteert bij de behandeling van de hierna te noemen procedures.

1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

  1. ‘Advw’: de Advocatenwet;
  2. ‘raad’: een raad van discipline;
  3. ‘hof’: het Hof van Discipline;
  4. ‘griffie’: de griffie van het Hof van Discipline;
  5. ‘voorzitter’: de (plaatsvervangend) voorzitter van het Hof van Discipline;
  6. ‘klager’: degene die een tuchtklacht heeft ingediend;
  7. ‘beklaagde advocaat’: degene tegen wie een tuchtklacht is ingediend;
  8. ‘appellant’: degene die hoger beroep bij het hof heeft ingesteld;
  9. ‘wederpartij’: de tegenpartij in hoger beroep bij het hof.

2. Instellen hoger beroep tegen de beslissing van de raad (artikel 56 Advw)

2.1 Hoger beroep tegen een beslissing van een raad moet schriftelijk worden ingesteld bij het hof. Het beroepschrift vermeldt waarom beroep wordt ingesteld (‘gronden van het beroep’) tegen de beslissing van de raad. Een kopie van die beslissing van de raad moet worden bijgevoegd.

2.2 Hoger beroep kan worden ingesteld door:
– de klager, als de raad de klacht geheel of gedeeltelijk ongegrond heeft verklaard of als, bij gegrondverklaring van de klacht, een verzoek van klager of de advocaat zorgvuldig is geweest bij de verleende rechtsbijstand, heeft afgewezen (ex artikel 48 lid 9 Advw) ;
– de beklaagde advocaat;
– de deken van de orde waartoe de betrokken advocaat behoort;
– de deken van de algemene raad.

2.3 Het beroepschrift moet uiterlijk door het hof zijn ontvangen op de 30e kalenderdag na de datum waarop de raad de beslissing heeft verzonden (de verzenddatum staat onderaan de beslissing van de raad vermeld).  Als datum van indiening van het beroepschrift geldt de datum van ontvangst van het beroepschrift bij het hof.

3. Wijze van indiening van processtukken

3.1 Het beroepschrift, het verweerschrift  en de andere processtukken kunnen op één van de volgende wijzen worden ingediend:
per e-mail: griffie@hofvandiscipline.nl (bij voorkeur);
– per post: Postbus 85452, 2508 CD Den Haag;
–  door afgifte/bezorging op afspraak bij: de griffie van het hof, Kneuterdijk 1 te Den Haag.

3.2  Indien het beroep- of verweerschrift per e-mail wordt ingediend, dienen de eventuele bijlagen daarvan in een gangbaar bestandstype, bij voorkeur in een pdf-bestand, bij afzonderlijke e-mail én (doorlopend) genummerd (productie 1, 2 enz.) worden ingediend. Het e-mailreglement van de tuchtcolleges advocatuur is aanvullend van toepassing op de indiening van (overige) processtukken. Dit e-mailreglement is gepubliceerd op de website van het hof (zie: https://hofvandiscipline.nl/organisatie/protocollen-en-regelingen/e-mailreglement-tuchtcolleges-advocatuur/).

3.3  Het hof kan partijen nadere voorschriften geven over het indienen van bijlagen.

3.4  Partijen hoeven de processtukken van de eerste aanleg (deken en raad van discipline) niet in te dienen. In geval van beroep door één van de partijen tegen de beslissing van de raad stelt de raad de processtukken van de eerste aanleg (de procedure bij de deken en de raad) aan het hof ter beschikking.

Processtukken en/of bewijsstukken in een buitenlandse taal

3.5 Processtukken moeten in de Nederlandse taal worden ingediend. Indien dat niet het geval is, verleent het hof een termijn van twee weken voor herstel.

3.6 Indien een bewijsstuk is gesteld in de Engelse taal is het overleggen van een vertaling van dat stuk in beginsel niet noodzakelijk. Het hof kan een vertaling verlangen, indien hij dit nodig of wenselijk acht voor de behandeling van de zaak, mede gelet op de belangen van de overige belanghebbenden. Een vertaling is in beginsel wel noodzakelijk indien een stuk is gesteld in een andere buitenlandse taal dan in de Engelse taal. Het hof kan bepalen dat een vertaling wordt overgelegd die is opgemaakt en ondertekend door een beëdigd vertaler.

Maximumomvang processtukken

3.7 Het beroepschrift en het verweerschrift beslaan ieder niet meer dan 25 bladzijden op A4-formaat. Voor beide stukken geldt een minimale lettergrootte in een courant lettertype (zoals Times New Roman, Courier of Arial) van 11 punten (voetnoten 9 punten) en een minimale regelafstand van 1, met marges boven, onder, links en rechts van ten minste 2,5 cm. Een partij kan vanwege bijvoorbeeld de juridische of feitelijke complexiteit van de zaak gemotiveerd verzoeken een processtuk van een grotere omvang te mogen indienen. Het hof beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek. Als het processtuk het maximumaantal bladzijden overschrijdt zonder dat daarvoor toestemming is gegeven, zal het hof een hersteltermijn geven van twee weken voor het indienen van een processtuk dat het maximumaantal bladzijden niet overschrijdt. Indien geen toestemming is verleend of na het bieden van een hersteltermijn geen korter processtuk is ingediend – zal het hof het processtuk weigeren en buiten behandeling laten.

3.8 Overgelegde stukken mogen geen opmerkingen en geen accentueringen bevatten die in het originele stuk niet voorkomen. Stukken die hieraan niet voldoen, kunnen buiten het dossier worden gelaten.

4. Procedure

4.1 De griffie stuurt een ontvangstbevestiging van het beroepschrift.

Verweer

4.2      De griffie stuurt een exemplaar van het beroepschrift met eventuele bijlagen aan de wederpartij met het verzoek daarop binnen zes weken schriftelijk te reageren (het verweerschrift). De griffie informeert appellant daarover. Bij ontvangst van het verweerschrift stuurt de griffie een kopie ervan aan appellant.

4.3       Indien geen verweerschrift is ingediend, kan tijdens de mondelinge behandeling nog mondeling verweer worden gevoerd.

Einde schriftelijk debat

4.4  Met de indiening van het beroep- en verweerschrift als bedoeld in artikel 3.1 en 4.2. van het procesreglement is het schriftelijk debat tussen partijen gesloten. Tenzij het hof daarom verzoekt, is er geen mogelijkheid meer om een aanvullende schriftelijke reactie (repliek en/of een dupliek) in te dienen. Nadere toelichtingen kunnen worden gegeven tijdens de mondelinge behandeling van de zaak.

Eénmalig indienen aanvullende bewijsstukken, kopie aan de wederpartij

4.5  Als een partij zich bij de mondelinge behandeling wil beroepen op de inhoud van (bewijs)stukken die nog niet bij het beroepschrift of verweerschrift aan het hof zijn toegestuurd, moet deze partij die aanvullende stukken aan het hof en tegelijkertijd aan de wederpartij sturen. De afzender moet bij het indienen bij het hof vermelden dat en wanneer deze stukken ook daadwerkelijk aan de wederpartij zijn verzonden.

4.6 Het indienen van deze aanvullende bewijsstukken kan uitsluitend éénmalig tot uiterlijk 10 (kalender)dagen voor de mondelinge behandeling. De stukken moeten worden doorgenummerd en voorzien van een inventarislijst.

4.7 Alleen de eerste zending van aanvullende bewijsstukken wordt door het hof geaccepteerd. Stukken die nadien nog worden toegestuurd, worden niet geaccepteerd en blijven buiten behandeling. Eventueel kan het hof beslissen die stukken wel toe te laten, als daarom gemotiveerd is verzocht door de afzender. Als tijdens de mondelinge behandeling blijkt dat de stukken van de eerste zending niet door de wederpartij zijn ontvangen, blijven die buiten behandeling. Als de wederpartij geen bezwaar maakt, kan het hof beslissen de stukken toe te laten tot het procesdossier.

4.8 Aanvullende stukken van aanzienlijke omvang die tijdig, maar zonder noodzaak op of vlak vóór de tiende kalenderdag voorafgaand aan de mondelinge behandeling worden ingediend, kan het hof buiten beschouwing laten wegens strijd met goede procesorde.

Intrekken beroep

4.9  Uiterlijk tot aan de mondelinge behandeling van het beroep kan het beroep worden ingetrokken door de appellant. In dat geval kan niet opnieuw hoger beroep worden ingesteld.

Inzage procesdossier

4.10 Partijen hebben de mogelijkheid tot inzage van het procesdossier in hun zaak. Zij dienen daarvoor telefonisch of per e-mail een afspraak te maken met de griffie van het hof.

5. Behandeling van de zaak. Mondelinge behandeling, raadkamer of voorzittersbeslissing

5.1 In beginsel worden de zaken bij het hof mondeling behandeld op een (fysieke) zitting waarvoor partijen worden uitgenodigd. De mondelinge behandelingen van het hof zijn openbaar, tenzij het hof anders beslist.  Deze worden gehouden in het gerechtsgebouw in Utrecht (Vrouwe Justitiaplein 1). Ter bescherming van de privacy van de procesdeelnemers mag van de mondelinge behandeling zonder toestemming van het hof geen geluids-of beeldopname worden gemaakt.

5.2 Op grond van de goede procesorde, een efficiënte procesvoering of met het oog op een voortvarende behandeling van de zaak kan het hof al dan niet op verzoek van één van de partijen bepalen dat de mondelinge behandeling online (via MS Teams) of hybride (één van de partijen is online aanwezig) zal plaatsvinden. Ook in geval van onverhoopte verhindering van één of meer partijen om tijdens een geplande mondelinge behandeling aanwezig te zijn (bijvoorbeeld wegens ziekte) kan het hof bepalen dat de mondelinge behandeling hybride of volledig online zal plaatsvinden.

5.3 Als het hof bepaalt dat de zaak mondeling wordt behandeld, stuurt de griffie aan beide partijen een “voorlopige oproep” voor de mondelinge behandeling van de zaak op een zitting van het hof. Als een partij op de aangekondigde datum verhinderd is, moet dat binnen 5 werkdagen aan de griffie en aan de wederpartij worden meegedeeld met opgave van de reden van verhindering. Daarbij moet deze partij zijn/haar verhinderdata opgeven over een periode van 3 maanden na de aanvankelijk geplande zittingsdatum. De griffie zal aan de andere partij ook de verhinderdata opvragen. Als zoveel verhinderdata worden opgegeven dat een vlot verloop van de procedure daardoor in het gedrang komt, kan het hof bepalen dat bij de vaststelling van een datum met die verhinderdata niet volledig rekening wordt gehouden.

5.4 Daarna stuurt het hof een “definitieve oproep” aan partijen met vermelding van de datum en het tijdstip van de mondelinge behandeling. Enkele dagen voor de mondelinge behandeling staat op de website van het hof vermeld welke leden van het hof de zaak zullen behandelen (de kamer). Alleen op grond van klemmende redenen of overmacht, kan het hof uitstel verlenen en een andere behandeldatum bepalen. Een verzoek om uitstel moet deugdelijk worden gemotiveerd. Een ongemotiveerd uitstelverzoek wordt niet in behandeling genomen. Het hof beslist zo snel als mogelijk op het uitstelverzoek.

5.5 In de definitieve oproep staat vermeld hoeveel tijd het hof reserveert voor de mondelinge behandeling van de zaak. Meestal is dit 45 minuten. Als bij de mondelinge behandeling alleen moet worden beoordeeld of het hoger beroep in behandeling kan worden genomen (de ontvankelijkheid), wordt daarvoor in beginsel 15 minuten gereserveerd.

5.6 Partijen kunnen zich bij de mondelinge behandeling laten bijstaan door een gemachtigde. De naam van de gemachtigde moet vóór de mondelinge behandeling worden doorgegeven aan de griffie.

Spreekaantekeningen

5.7 Als 45 minuten voor de mondelinge behandeling is gereserveerd, krijgt iedere partij maximaal 10 minuten de gelegenheid om zijn/haar standpunt toe te lichten. Als 15 minuten voor een mondelinge behandeling is gereserveerd, krijgt iedere partij maximaal 5 minuten spreektijd. Partijen mogen daarbij gebruik maken van spreekaantekeningen die zij op de mondelinge behandeling ook kunnen indienen. Als gebruik wordt gemaakt van spreekaantekeningen moeten deze in 5- of 7-voud worden meegenomen, zodat een exemplaar kan worden overhandigd aan de leden van het hof, aan de griffier en aan de wederpartij. Op de website van het hof staat vermeld uit hoeveel leden de kamer is samengesteld. Bij een kamer van 3 leden zijn 5 exemplaren voldoende, bij een kamer van 5 leden 7 exemplaren.

5.8 Het hof kan bepalen dat een zaak niet mondeling, maar op basis van de processtukken, wordt behandeld. In dat geval stelt het hof partijen daarvan schriftelijk op de hoogte. De griffie zal partijen verder schriftelijk informeren over de samenstelling van de raadkamer die de zaak behandelt en de datum van de uitspraak.

5.9  De voorzitter van het hof kan kennelijk niet-ontvankelijke en kennelijk ongegronde beroepen en beroepen bij voorzittersbeslissing afdoen, als die naar zijn/haar oordeel niet tot een andere beslissing dan die van de raad zullen leiden.

5.10 Tegen de voorzittersbeslissing kan binnen veertien dagen na datum uitspraak schriftelijk verzet worden gedaan bij het hof.

6. Sluiting van het onderzoek na een mondelinge behandeling.

6.1 Na de sluiting van het onderzoek aan het einde van de mondelinge behandeling is elke vorm van correspondentie en discussie over de behandelde zaak met het hof, zijn leden en zijn griffie daaronder begrepen, uitgesloten, tenzij daarover met partijen op de mondelinge behandeling andere afspraken zijn gemaakt.

6.2 De griffie laat eventuele e-mails, brieven en andere berichten die zijn verstuurd in strijd met het bepaalde in het vorige lid buiten behandeling.

7. Proces-verbaal

7.1 Een proces-verbaal van de mondelinge behandeling bevat een zakelijke weergave van wat tijdens de mondelinge behandeling is besproken.

7.2  Wanneer in het hoger beroep een eindbeslissing wordt genomen blijft het opmaken van een proces-verbaal achterwege, tenzij de voorzitter, al dan niet op verzoek van een van de partijen, anders beslist.

8. Uitspraak

8.1 De voorzitter deelt aan het einde van de mondelinge behandeling mee op welke datum het hof uitspraak doet. Als de zaak niet mondeling is behandeld, informeert het hof partijen schriftelijk over de datum van de uitspraak, zoals hiervoor in artikel 5.8 is bepaald. In zaken waarin alleen de ontvankelijkheid van het hoger beroep wordt beoordeeld, is de uitspraaktermijn in beginsel 4 weken. In alle overige zaken is de uitspraaktermijn in beginsel 8 weken. Indien mogelijk wordt de uitspraak eerder gegeven. Daarvan krijgen partijen (schriftelijk) bericht. Als blijkt dat de uitspraak later dan op de medegedeelde datum moet worden gedaan, stelt het hof partijen daarvan schriftelijk op de hoogte met vermelding van de nieuwe uitspraakdatum.

8.2 Als een partij niet bij de mondelinge behandeling aanwezig is geweest, kan deze de dag na de zitting bij de griffie informeren op welke datum de uitspraak is bepaald.

8.3 Partijen hoeven niet persoonlijk bij de uitspraak aanwezig te zijn. De griffie stuurt de uitspraak dezelfde dag per aangetekende post of per aangetekende e-mail aan (de gemachtigde van) beide partijen. Een partij kan bij de mondelinge behandeling vragen of de uitspraak per e-mail kan worden toegestuurd. Zo’n verzoek kan een partij ook schriftelijk (bij voorkeur per e-mail) doen aan de griffie.

8.4 Het hof beslist in hoogste instantie. Tegen een uitspraak van het hof is geen beroep meer mogelijk.

Andere regelmatig voorkomende procedures

9. Verzet tegen beslissing voorzitter (artikel 56b lid 1 Advw)

9.1 Tegen een beslissing van de voorzitter van het hof, waarbij het hoger beroep kennelijk niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond is verklaard als bedoeld in artikel 56a lid 1 Advw, kan schriftelijk verzet worden gedaan.

9.2 Het verzet kan worden gedaan door degene die het hoger beroep heeft ingesteld, de lokale deken en door de deken van de algemene raad.

9.3 Het verzetschrift moet uiterlijk op de 14e kalenderdag na de datum waarop de beslissing van de voorzitter is verzonden (de verzenddatum staat onderaan de beslissing van de voorzitter) door de griffie van het hof zijn ontvangen.

9.4 Het verzetschrift kan worden ingediend zoals hiervoor is omschreven in artikel 3. Een kopie van de beslissing van de voorzitter moet worden bijgevoegd.

9.5 De procedure in verzet is gelijk aan de procedure die hiervoor in de artikelen 4 tot en met 8 is omschreven. Als het verzet op een zitting mondeling wordt behandeld, wordt voor de behandeling van het verzet in beginsel 15 minuten gereserveerd. Bij die behandeling beoordeelt het hof alleen of het verzet gegrond of ongegrond is. Als het verzet gegrond wordt verklaard, wordt het beroep op een later moment alsnog inhoudelijk beoordeeld.

9.6 De (plaatsvervangend) voorzitter die de beslissing als bedoeld in artikel 9.1 heeft gegeven, maakt geen deel uit van de kamer van het hof die het verzet behandelt.

10. Beklag tegen beslissing deken tot afwijzing verzoek om toewijzing advocaat (artikel 13 Advw)

10.1 Tegen een beslissing (beschikking) van de deken tot afwijzing van het verzoek om een advocaat aan te wijzen als bedoeld in artikel 13 Advw, kan de belanghebbende schriftelijk bezwaar maken (‘beklag doen’), hierna te noemen: klager.

10.2 Het beklag moet binnen 6 weken (uiterlijk op de 42e dag) na de bekendmaking van de beschikking van de deken door de griffie van het hof zijn ontvangen. De termijn start op de eerste dag na dagtekening van de beschikking.

10.3 Het beklagschrift kan worden ingediend zoals hiervoor is omschreven in artikel 3. Een kopie van de beslissing van de deken moet worden bijgevoegd.

10.4 Na indiening van het beklagschrift bevestigt het hof de ontvangst daarvan aan klager. Tegelijkertijd stuurt de griffie een exemplaar van het beklag met eventuele (doorgenummerde) bijlagen aan de deken met het verzoek daarop uiterlijk binnen 3 weken schriftelijk te reageren. De griffie informeert klager daarover. Bij ontvangst van het verweerschrift van de deken stuurt de griffie een kopie ervan aan klager.

10.5 Binnen één week na ontvangst van het verweerschrift van de deken kan klager nog éénmalig aanvullende stukken indienen. Deze stukken dienen door de klager tegelijkertijd in kopie aan de deken te worden gestuurd. Uit het bericht van klager blijkt dat en wanneer hieraan is voldaan.

10.6 Indien klager aanvullende stukken heeft ingediend, heeft de deken de gelegenheid om éénmalig en binnen één week daarop te reageren.

10.7 Daarna wordt het onderzoek gesloten en worden ingediende e-mails, brieven en aanvullende stukken niet meer geaccepteerd en ook niet beantwoord.

10.8 In beginsel wordt op het beklag schriftelijk beslist door een raadkamer bestaande uit drie leden.

10.9 Als het hof bepaalt dat het beklag wel mondeling wordt behandeld, zijn de artikelen 5, 6, 7 en 8 van overeenkomstige toepassing. In dat geval wordt voor de mondelinge behandeling van het beklag in beginsel 15 minuten gereserveerd.

11. Beroep tegen beslissing raad van de orde tot schrapping binnen een jaar (artikel 9 Advw)

11.1 Bij de behandeling van een beroep als bedoeld in artikel 9 lid 4 Advw is de procedure in beginsel gelijk aan de procedure die hiervoor in artikel 9 is omschreven. In plaats van “de klager” en “de deken” moet dan “de betrokken advocaat” en “de raad van de orde” worden gelezen.

12. Beklag tegen beslissing raad van de orde tot weigering verzoek inschrijving als advocaat (artikel 5 Advw)

12.1 Bij de behandeling van een beklag als bedoeld in artikel 5 lid 2 Advw is de procedure in beginsel gelijk aan de procedure die hiervoor in artikel 10 is omschreven, met dien verstande dat partijen altijd zullen worden opgeroepen voor een mondelinge behandeling van het beklag. In plaats van “de klager” en “de deken” moet dan “de verzoeker” en “de raad van de orde” worden gelezen.

13. Beroep tegen beslissing raad van discipline tot spoedshalve schorsen en/of treffen voorlopige voorziening (artikel 60ad en 60b Advw)

13.1 Het beroep als bedoeld in artikel 60ad lid 1 Advw kan worden ingesteld door de betrokken advocaat, de deken van de orde waartoe de advocaat behoort en de deken van de algemene raad.

13.2 Het beroep als bedoeld in artikel 60b lid 4 Advw (bij onbehoorlijke praktijkuitoefening) kan worden ingesteld door de advocaat en de deken van de orde waartoe de advocaat behoort.

13.3 Het beroep moet uiterlijk op de 30e kalenderdag na de datum waarop de raad de beslissing heeft verzonden (de verzenddatum staat onderaan de beslissing van de raad vermeld) door de griffie van het hof zijn ontvangen.

13.4 Bij de behandeling van deze zaken is de procedure in beginsel gelijk aan de procedure die hiervoor in artikel 10 is omschreven. In plaats van “beklag” moet dan “beroep” en in plaats van “de deken” moet dan “de raad van discipline” worden gelezen.

14. Aanwijzings- en verwijzingsverzoek (artikel 46aa lid 3 en 4 en 46c lid 5 Advw)

14.1 Als een klacht wordt ingediend tegen (plaatsvervangend) leden-advocaten en de griffier van een raad van discipline (voor zover de griffier advocaat is) of tegen een (plaatsvervangend) deken of een stafjurist-advocaat van het ordebureau of een ander lid van de raad van de orde binnen het rechtsgebied van een raad van discipline, wijst de voorzitter van het hof ambtshalve een andere raad van discipline aan of verwijst de voorzitter de klacht naar een andere deken om die klacht in behandeling te nemen. Dit geldt ook als een klacht afkomstig is van een (plaatsvervangend) lid-advocaat of de griffier van de raad van discipline (voor zover de griffier advocaat is).

14.2 Het vorige lid is ook van toepassing als het gaat om klachten tegen de daarin genoemde personen en de klacht binnen twee jaar na beëindiging van hun functie is ingediend.

15. Wrakingsverzoek

15.1 Het hof heeft een wrakingsprotocol, dat de (procedurele) uitgangspunten bevat die het hof hanteert bij de behandeling van een verzoek tot wraking van een lid van het hof. Dit wrakingsprotocol is te vinden op de website van het hof (zie: https://hofvandiscipline.nl/organisatie/protocollen-en-regelingen/wrakingsprotocol/)

16. Herzieningsverzoek

16.1 Het hof heeft een herzieningsprotocol, dat de (procedurele) uitgangspunten bevat die het hof hanteert bij de behandeling van een verzoek om herziening van een uitspraak van het hof. Dit herzieningsprotocol is te vinden op de website van het hof (zie: https://hofvandiscipline.nl/organisatie/protocollen-en-regelingen/herzieningsprotocol/)

17. Slotbepaling

17.1 Als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan het hof van dit reglement afwijken, ook als dat niet uitdrukkelijk is vermeld.

17.2. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het hof.

17.3 Als een voorschrift uit dit reglement niet wordt nageleefd, kan het hof daaraan gevolgen verbinden die het met het oog op de aard van het voorschrift en de ernst van het verzuim passend acht.

Dit procesreglement is op 26 juli 2022 vastgesteld door het hof en treedt in werking op 1 augustus 2022.

 

keyboard_arrow_up